A Justiça do Trabalho da Oitava Região passa a utilizar este mês de outubro, em todo o regional, o Sistema PROAD para receber as demandas destinadas à área de pessoal (COAPP) . A mudança começa a vigorar a partir do dia 07 de outubro(segunda-feira).
Desenvolvido pelo TRT12, de Santa Catarina, o PROAD está implantado no TRT8 desde outubro de 2016, mas era utilizado para instrução dos pedidos, autuados exclusivamente pelos servidores da área administrativa.Agora será obrigatório para magistrados e servidores ativos da instituição que tenham conta na rede do Tribunal, incluindo também os estagiários, para protocolo de requerimentos, a nível de 'autoatendimento'.
Vantagens
O sistema traz vantagens como a economia de papel e agilidade na tramitação, além de garantir maior eficácia no atendimento das solicitações.O principal ganho ao utilizar o PROAD é a transparência e segurança que são agregados à tramitação dos processos administrativos, uma vez que as informações relativas a tudo que acontece no processo ficam registradas e os documentos são assinados eletronicamente. Além disso, o sistema dispõe de ferramentas de trabalho colaborativo que possibilitam que os interessados acompanhem a movimentação do processo no âmbito da administração, uma vez que ele próprio autua o seu pedido.
Pedidos administrativos
Nessa primeira fase, 69 assuntos foram listados como os mais utilizados pelos usuários, tais como : abono de permanência, pedido de certidão, folgas compensadas, afastamentos, aposentadorias, entre outros.
Um total de 44 formulários-padrões foram criados para facilitar o acesso ao sistema. Os assuntos listados pela Coordenadoria de Administração e Pagamento de Pessoas (COAPP) que serão liberados para peticionamento direto pelos servidores não serão mais aceitos por e-mail.
A servidora Maria Helena Guerra, da Secretaria de Gestão de Pessoas, faz um alerta. "Alerto que o Proad vai permitir que qualquer assunto seja peticionado pelos magistrados e servidores, mesmo os que não estejam no rol dos 69 processos inicialmente liberados. Nesse caso, poderemos receber pedidos tanto via e-mail, quanto Proad. O importante é que os que estejam entre os 69 processos iniciais sejam só via Proad".
A Secretaria de Gestão de Pessoas também faz um alerta para as unidades responsáveis pela tramitação dos processos."É muito importante que as unidades passem a gerenciar, além do e-mail, a caixa PENDENTES PARA MINHA ÁREA no PROAD, pois os processos peticionados pelos servidores cairão diretamente para as unidades responsáveis, ficando pendentes de instrução”, ressaltou Maria Helena.
Cartilha
Para facilitar o servidor a usar o sistema , está sendo elaborada uma cartilha. Essa cartilha traz o passo a passo com informações sobre a abertura de um processo, a adição de documentos complementares, como acompanhar o processo, o que solicitar, quem é o interessado, em nome de quem está sendo protocolado, o formulário e por fim o requerimento.
O analista judiciário Rogério Sirayama, responsável pela gestão de Sistema Corporativos da Secretaria de Tecnologia (Setin) e membro do Comitê de Implantação do Proad, explica que o sistema altera a forma de dar entrada nos processos administrativos e muda a rotina dos servidores, mas garante transparência total e maior agilidade.
Formato PDF/A
O Proad só aceita o Formato de PDF/A e existe um conversor interno, mas a melhor opção é gerar corretamente o documento. Se está no Word, o documento deve ser exportado para PDF/A , se foi escaneado numa impressora, deve ser enviado no formato PDF/A. Sirayama diz que transformar em PDF/A vai passar a ser uma responsabilidade do usuário solicitante. “Há um material no próprio site do Proad que ensina o usuário a transformar o documento em PDF/A. Esse formato de arquivo, inclusive, é o mesmo usado no PJe”.
Acesso ao PROAD
O acesso ao sistema é por um link direto ((https://proad.trt8.jus.br) e também está disponível no menu da Central de Notícias, canal interno de informações do TRT8. O sistema também pode ser acessado, no horário de expediente, fora do tribunal e também do celular.