Na última sexta-feira (16/07), gestores de diferentes áreas foram reunidos para uma apresentação do Processo Administrativo Eletrônico (PROAD), o novo sistema administrativo que será implantado no TRT8 até o final de 2016.
A implantação do sistema está a cargo de equipe formada por servidores da Secretaria Administrativa (SeADM), da Coordenadoria de Orçamento e Finanças (COFIN) e da Secretaria de Tecnologia da Informação (SETIN), que expuseram detalhes do sistema.
O novo sistema, que passará a ser adotado como padrão da Justiça do Trabalho para o processo administrativo eletrônico, foi criado pelo TRT12 (SC) e já vem sendo utilizado em outros regionais, a exemplo do TRT7, TRT19 e TRT21.
O PROAD é um sistema elaborado para área administrativa, que transformará processos físicos em eletrônicos, substituindo o atual sistema de transmissão de processos administrativo - TPA. Inicialmente,os sistemas TPA e PROAD irão coexistir. Os processos que já estão em andamento continuarão até que se encerrem e os que possuem natureza contínua serão gradativamente transferidos para o PROAD.
Rogério Sirayama, da SETIN, ressalta que “processos anteriores ao PROAD não serão transformados em processos eletrônicos, a menos situações bem pontuais que serão mapeadas em cada unidade durante a implementação. Não haverá nenhum tipo de'conversão em massa' de processos físicos antigos em processos eletrônicos.”
Os servidores passarão por um curso de capacitação e terão acesso ao sistema antes do uso efetivo. O PROAD poderá ser acessado pela página da intranet, com a mesma senha e login que o TPA.
Ao longo do uso do sistema, os servidores poderão sugerir melhorias que serão encaminhadas para análise.
A ASCOM8 conversou com a equipe de apresentadores do Sistema e selecionou mais informação para que você fique por dentro e acompanhe de perto esta mudança.
1. O que é o PROAD?
O PROAD - Sistema de Processos Administrativos - é uma ferramenta de apoio à Gestão Eletrônica de Processos Administrativos desenvolvida pelo TRT da 12ª Região – SC. É um sistema informatizado utilizado para protocolar pedidos e autuar, acessar, manipular, controlar e acompanhar todos os processos e expedientes administrativos, com informações de quem está com o processo, quem trabalhou no processo, por onde passou, quanto tempo está parado, dentre muitas outras disponibilizadas em seu ambiente. Visa, o máximo possível, eliminar a utilização do papel e do processo físico, transformando-o em processo eletrônico.
2. Quais os benefícios do uso do PROAD para o TRT?
Celeridade ao processo, redução de custos, transparência, acesso ao processo 24 horas e efetividade. Ambiente de trabalho sem as imensas pilhas de processos de papel, gerando economia aos cofres públicos, devido à racionalização dos recursos
e adoção de princípios de sustentabilidade , gerando a redução do impacto ambiental. Registro de todos os trâmites processuais em banco de dados, permitindo uma posterior análise gerencial, com o objetivo de aperfeiçoar os procedimentos administrativos e transformar processos físicos em eletrônicos.
3. Quais os benefícios do uso para o usuário?
• Ganho de produtividade;
• Padronização processual;
• Localização ágil e rápida de processos;
• "Mesa de trabalho" e "armários" organizados digitalmente;
• Acesso 24h dos processos administrativos;
• Plataforma de acesso fácil e autoexplicativa, que será gerenciada semelhantemente a uma caixa de e-mail;
• Assinaturas digitais, que darão mais confiabilidade e rastreabilidade às informações;
• Não manipulação de papel mal acondicionado, evitando possíveis problemas de saúde.
4. Quais as funcionalidades do PROAD?
Dentre as funcionalidades do PROAD, podemos destacar:
• Assinatura Digital através de senha ou token;
• Pesquisa rápida de processos;
• Painéis de Controle customizáveis;
• Integração com outros sistemas amplamente utilizados pela área administrativa, como os de Recursos Humanos, de Material e Patrimônio e Diário Eletrônico da Justiça do Trabalho - DEJT;
• Organização de processos em pastas virtuais;
• Controle de prazos de tarefas através de alertas;
• Arquivamento temporário e definitivo;
• Acompanhamento da tramitação do processo.
5. Por que ele é melhor que o TPA?
Apesar de o TPA realizar registros das tramitações processuais, ele não dispensava a movimentação física dos processos, nem registrava a autenticidade das assinaturas dos usuários nos documentos. O PROAD terá ferramentas de busca, movimentação e registro mais completas que o TPA, deixando o processo integralmente digital e "online". Vale pontuar também que a proposta do PROAD não é a de ser somente mais um sistema, mas sim, uma ferramenta eficiente para apoio à gestão eletrônica de documentos administrativos.
6. Como será o acesso ao PROAD?
O PROAD é um sistema de plataforma Web desenvolvido na linguagem Java e acessível aos servidores e magistrados através de um navegador ("browser"). No Portal do TRT8, estará disponível um link para consulta e acompanhamento dos processos administrativos.
7. Os interessados podem ter acesso ao sistema ou a mais informações em algum link?
O TRT12 disponibilizou uma área com alguns tutoriais que já podem ser acessados através do link O acesso ao sistema,
neste momento, só é possível para os usuários envolvidos nos testes de implantação.
8. Qual o próximo passo da implantação do sistema?
O sistema em si já foi homologado pela área de negócio, estando em fase de implantação. O cronograma de trabalho prevê um treinamento presencial para servidores indicados pela administração, a ser ministrado pela equipe do TRT12 e, posteriormente, haverá a disponibilização de um ambiente de testes antes da liberação em produção; dando oportunidade para que as unidades se familiarizem com o sistema e suas funcionalidades e adequem suas atividades rotineiras com menor dificuldade. A ideia é minimizar ao máximo o impacto das mudanças, antecipando e tratando possíveis situações de erro ou funcionamento inadequado do sistema. Na etapa atual,estamos encaminhando aos setores da área administrativa a tabela de assuntos do PROAD. Para análise, validação e alteração,se necessária, da tabela de assuntos.
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