Nos dicionários, a palavra conformidade aparece como "concordância; algo ou alguém que se conforma, aceita ou está de acordo com", na vida corporativa, a conformidade é o estar de acordo com as normas legais, o normativo interno das organizações e o disposto nos contratos assinados entre as instituições. Por essa razão, a Conformidade de Contratos é um tema importante a todos do TRT8, especialmente aos gestores dos contratos, responsáveis diretos pela verificação da conformidade nos contratos sob sua responsabilidade.
Mesmo tendo alguém diretamente responsável pelo seu acompanhamento, os contratos também podem ser monitorados por qualquer um dos usuários de bens e serviços provenientes deles. Normalmente, o fiscal ou gestor tomam conhecimento sobre eventual não conformidade a partir de informação do próprio usuário final, no caso de fornecimento de bens. Por exemplo, se existe uma caneta e ela está em desconformidade ao disposto no contrato, se por algum motivo não está funcionando, ou não é aquela adquirida conforme o termo de referência do contrato, o servidor tem o dever de informar o fiscal, para que as providências previstas sejam tomadas.
Um registro por e-mail, acompanhado do bem defeituoso, devem ser enviados ao gestor do contrato, para que sejam tomadas as providências cabíveis perante a empresa, que será notificada e deverá apresentar justificativas em razão da desconformidade, sob pena de proposta de aplicação de penalidade, bem como substituição do bem defeituoso.
Para Ena Duque, Coordenadora de Governança Institucional, "é importante entender o papel do servidor nesse processo, pois eles possuem essa atribuição de comunicar ao gestor". Ela também informa que os servidores podem buscar auxilio por meio do guia disponível no portal do TRT8. "Existe um guia de 'Gestão e Fiscalização de Contratos' disponível no site. Atualmente, ele está em fase de alteração. Vamos levar essas atribuições bem esmiuçadas da figura do gestor, do fiscal técnico e administrativo, e, até final deste mês já devemos estar com ele no ar", destacou.
Um caso recente aconteceu no TRT8, onde foi constatado uma desconformidade no contrato do café. Foi identificado pelos próprios servidores a diferença no paladar entre o atual e aquele que tinha sido levado ao mostruário à época da licitação, motivo pelo qual a empresa foi classificada e vencedora.
O termo de referência elaborado pela COMAT se aplica a quase todos os contratos, no caso de bem material, diferentemente de bens e serviços, onde é definido a forma de execução, a produtividade e etc, que fundamenta a aquisição. No caso do café, por ser considerado um bem material, são definidas ações técnicas objetivas que estabelecem basicamente a especificação do material que a administração requer.
Após a formalização do contrato entre o TRT8 e a contratada, é designada uma fiscalização com essas três funções: o gestor, o fiscal técnico e o fiscal administrativo, que se dá através de uma portaria de designação da Diretoria-Geral.
Para explicar melhor sobre o contrato do café, o Coordenador da COMAT, Herlon Pereira, explica que, para a escolha de bens materias , primeiramente são definidos padrões de qualidade. No caso do café, foram definidas duas marcas atuais disponíveis no mercado, que posteriormente foram aprovadas pela administração e que são marcas recomendadas nos contratos do TST. Se houver no mercado uma marca similar, com as mesmas especificações, também pode ser aceita. Além de serem definidas de forma objetivas, é também solicitado um laudo, onde contenham análise microbiológica, fisico-química, histológica e microscópica do produto ofertado, que é mais um critério objetivo para se apurar a conformidade do café.
Após essa etapa, um terceiro laudo, que trata de sentido sensorial, deve expedido por um laboratório credenciado junto à rede brasileira de laboratórios analíticos em saúde. Após estas três etapas, é solicitado a empresa vencedora, o envio de amostras ao TRT8 para a avaliação subjetiva do órgão, pois o tribunal também verifica se o paladar deste café se parece com o padrão de referência exigidos pelo edital.
Os servidores que quiserem informar quanto à execução dos contratos de prestações de serviços, contratos de fornecimento de bens de natureza permanente, ou consumíveis, podem comunicar diretamente a fiscalização do contrato. Caso haja alguma dúvida sobre quem é o gestor, podem entrar em contato com a COGIN, por meio do email: cogin@trt8.jus.br