A gestão de documentos, no âmbito do Justiça do Trabalho da 8ª Região, ainda é uma atividade pioneira. Portanto, são comuns as dificuldades com tratamento técnico adequado dos documentos de arquivo na fase corrente do ciclo vital dos documentos, resultando em uma enorme massa documental acumulada (MDA) sob a custódia do Arquivo Geral, devido, principalmente, a ausência de classificação documental, e por conseguinte, de avaliação documental, que permita a destinação final adequada, ou seja, a eliminação dos documentos desprovidos de valor secundário1 ou o recolhimento do acervo arquivístico de guarda permanente2.
A Resolução TRT 043/2012, que regulamenta as atividades de arquivo, estabelece, entre outros procedimentos, a classificação/avaliação como pré-requisito para o aceite de transferências de acervos das unidades organizacionais ao Arquivo Geral. Contudo, a carência de capacitação e de uma mudança na mentalidade dos gestores e servidores tem sido um grande obstáculo ao cumprimento da normatização arquivística e, consequentemente, da implementação da gestão de documentos, que geralmente é percebida equivocadamente como apenas mais um procedimento burocrático desnecessário, mais uma tarefa na rotina estafante de trabalho.
Assim, visando melhorar os serviços prestados pelo Arquivo Geral da Seção de Gestão Documental a instituição e aos cidadãos, aprimorando a guarda, a conservação e o acesso as informações arquivísticas essenciais a tomada de decisão, ao planejamento estratégico e a preservação e difusão da memória institucional e social, criamos a página da Gestão Documental no Portal do TRT8 (Institucional > Gestão Documental) espaço para orientações aos servidores quanto à utilização do Plano de Classificação e Tabelas Unificadas, e demais procedimentos de gestão documental no âmbito da Justiça do Trabalho da Oitava Região, com vistas a sanar possíveis dúvidas e facilitar o trabalho dos responsáveis por essas atividades.
Este espaço não é um instrumento finalizado e estático, seu conteúdo também sofrerá constantes aprimoramentos. Sugestões nesse sentido poderão ser apresentadas à Seção de Gestão Documental, por e-mail: arquivo.geral@trt8.jus.br
1 Valor secundário ou permanente: valor probatório ou valor informativo que justifica a guarda permanente de um documento em um arquivo, também chamado valor histórico.
2 Conjunto de documentos de valor secundário, probatório e informativo, sem restrição de acesso, que devem ser definitivamente preservados no Arquivo.
Fonte: Texto elaborado pela equipe de Gestão Documental