Na última sexta-feira (2/9) o treinamento prático de Gestão de Riscos teve continuidade, e dessa vez foi voltado para os servidores que atuam no 1º grau do TRT8. Com a participação de mais de 25 servidores, o treinamento seguiu o clima de contribuição que já é a marca de toda a metodologia elaborada.
A servidora Ena Duque, titular da Coordenadoria de Governança Institucional (COGIN), abriu o treinamento falando sobre a parte teórica da Gestão do Risco, destacando que "risco é o efeito da incerteza nos objetivos de uma organização" e a Gestão de Riscos (GR) "é um conjunto de atividades coordenadas para dirigir e controlar uma organização, no que se refere ao risco."
A Gestão de Riscos no âmbito do TRT8 tem o objetivo de fortalecer o processo de Governança Judiciaria, meta institucional constante do Planejamento Estratégico, priorizada para o Biênio 2015-2016 pela Presidência, buscando a redução de surpresas, garantindo a retenção e gestão do conhecimento, melhorias das informações para a tomada de decisão e constante observação dos riscos mapeados. Ainda na abertura, a servidora lembrou todo o trabalho realizado em conjunto com os outros setores do tribunal, desde 2015.
O treinamento seguiu com a contribuição de Rodopiano Neto, da Coordenadoriade Gestão Estratégica – COGES. “Apesar de a teoria parecer distante, a prática está muito próxima do dia-a-dia de todos. O trabalho de se antecipar ao problema é de extrema importância, principalmente em tempos de crise.” E seguiu elogiando a atuação da alta administração do tribunal em atuar de maneira a aproveitar as oportunidades, antecipando-se aos problemas. “Não adianta termos uma cultura da celeridade que não apareça nas estatísticas do desempenho do Tribunal.”
Em seguida, Roberto Cordovil, da COGIN,demonstrou, com um exercício prático realizado com todos os presentes, como deveriam proceder para preenchimento da matriz FMEA, “que é a planilha desenvolvida pela equipe de trabalho responsável pela gestão de riscos, para facilitar o mapeamento em todas as áreas.“ Durante o preenchimento, os participantes contribuíram escolhendo o item Pagamento Incorreto como Evento de Risco e, para amenizar este risco os presentes, conjuntamente, sugeriram a implementação de medidas de controles automáticos no PJE.
Logo em seguida, a turma foi dividida em grupos e, durante 20 minutos, cada grupo teve a oportunidade de preencher a matriz FMEA listando algum risco de sua unidade.
Após a apresentação de cada grupo, Roberto Cordovil explicou o preenchimento do Plano de Tratamento dos Riscos priorizados. ”Agora, é trazer as informações da matriz FMEA e sugerir prazos, gestores dos riscos e como estes riscos serão monitorados.”Questionados sobre o motivo pelo qual o Grupo de Apoio à Gestão de Riscos (COGIN, COGES e COAUD) não entregava logo a planilha preenchida, a Coordenadora de Governança Institucional esclareceu que a área envolvida é a parte que mais conhece das suas atividades e dos possíveis riscos a serem mitigados, por isso a necessidade da participação dos servidores da área no mapeamento de riscos. Somente dessa maneira o projeto poderá ter sucesso. “Tem informações que só vocês podem falar para nós”, destacou Ena Duque.
Lúcia Regina, diretora da 11ªVT, trabalha no tribunal há 24 anos e disse que já sentia a necessidade de algo parecido dentro da instituição, pois via riscos que iam além do Setor de Segurança. “ Estou tentando contagiar a todos da Vara!” A servidora teve a oportunidade de fazer o curso autoinstrucional antes do treinamento prático e afirma que o próximo passo será transformar em prática a teoria aprendia. “Já na segunda falaremos sobre isso com todos que integram a equipe da Vara.”
Arthur Barros, da 7ªVT disse já ter trabalhado com este tema anteriormente e que o tribunal está fazendo uma abordagem bem interessante do assunto. “Temos um problema e queremos solucioná-lo.”
Izaneide Pinheiro, servidora da COAUD e integrante do Grupo de Apoioà Gestão de Riscos, disse que a experiência irá agregar muito valor ao trabalho do Tribunal. “Nossos recursos são escassos e precisamos aplicá-los da melhor forma . Não podemos perder tempo com o óbvio. A Gestão de Riscos vem nos mostrar o que precisa ser feito logo de imediato. Desde 2010 já estamos tendo contato com o assunto, mas algo muito teórico e sem ninguém para nos basearmos. Aí colocamos as pessoas certas no momento adequado. Mas tudo ainda muito teórico. Foi com o Grupo de Apoio à Gestão de Riscos (COGIN, COGES e COAUD), que se debruçou sobre o assunto, que conseguimos trazer para a prática. E, graças à intervenção do Desembargador José Alencar, que é o responsável pelo projeto no TRT8, que tivemos a definição de um prazo: novembro 2016! O que estamos vivendo aqui agora foi fruto do trabalho parametrizado e planejado”.
Finalizando o curso, Ena Duque lembrou a importância de monitoramento constante dos controles e aplicação do Ciclo PDCA. “A fase de aperfeiçoamento não acaba nunca.”
Em entrevista, a servidora relembrou toda a trajetória trilhada para a concretização da implementação da Política de Gestão de Riscos. “O tribunal iniciou a implementação do seu plano de projeto de gestão de Riscos para toda a 8ª Região. É uma iniciativa da administração do Tribunal, na gestão do Des. Francisco Sérgio Rocha, nosso atual presidente. E tem todo apoio e patrocínio do sponsor do projeto, Desembargador José Alencar. E é feito pelo grupo de apoio à Gestão de Riscos, formado pela Controladoria interna, Governança Institucional e Gestão estratégica e apoio da comunicação social. O projeto começou a execução neste ano, mas teve toda uma fase preparatória desde 2015, como por exemplo a edição da Política de Gestão de Riscos, elaboração do Manual de Gestão de Riscos. Estamos na fase de treinamento prático, envolvendo todas as áreas, pois a gestão de riscos tem que ser feita por todas as áreas, por cada gestor de risco, cada gestor de processo. É uma força conjunta de todos os servidores e magistrados da 8ª Região.“
O próximo passo
Após o Treinamento Prático, será compartilhado, por meio do GoogleDrive, planilha com o nome da Unidade, de acordo com o Núcleo de cada um, para preenchimento.As unidades participantes deverão fazer o levantamento dos riscos da sua unidade (Matriz FMEA) e elaborarem possíveis soluções (Plano de Tratamento) como produto final desse trabalho no prazo de 15 dias e enviá-lo para que a equipe de apoio possa revisar.
A expectativa da equipe de apoio é que o plano de Tratamento de Riscos do Tribunal esteja pronto e aprovado em novembro deste ano.
Sua área perdeu o treinamento?
Teremos uma turma extra para os servidores que não puderam participar nos dias agendados nesta semana. Dia 9 de setembro de 2016, sexta-feira, às 9 horas, na Sala de Reunião da DICAD - Sala de Reuniões do 2º andar do Polo Administrativo.
Não perca o prazo de envio da sua unidade
Matriz FMEA preenchida e Plano de Tratamento de Riscos Simplificados devem ser enviados até a data limite:
1 Núcleo Administrativos – 29/08 a 13/09/20161.
2 Núcleo 2º Grau - 31/08 a 15/09/20161.
3 Núcleo 1º Grau - 02/09 a 19/09/20161.
4 Núcleo Fora da Sede - 05/09 a 20/09/2016
Material:
Plano de tratamento
Portal TRT8 Governança Judiciária
Contatos:
Grupo de Apoio à Gestão de Riscos (COGIN, COGES e COAUD): gestao.riscos@trt8.jus.br
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