A SETIN recomenda que as unidades que têm a necessidade de uso concorrente/simultâneo de arquivos entre vários usuários (Exemplos: Atas, Controle de Portarias, de Atos, de Certidões, etc.), façam a conversão do documento do OpenOffice ou Office (extensões: ODT, ODS, DOC, XLS, etc.) para o formato Google.
A ação visa evitar problema de versão de documentos, pois o Google Drive até permite abrir simultaneamente por diferentes usuários os arquivos com as extensões citadas acima, porém só salva as alterações feitas pelo "último" usuário.
Já quando o documento está no formato Google, o controle de versões é feito de forma online.
Para converter um documento ou planilha do OpenOffice (Ex: ODT, ODS, etc.) para o formato Google, você deve:
1) Acessar o Google Drive pelo navegador (https://drive.google.com/);
2) Abrir o arquivo desejado a ser convertido. O arquivo será aberto somente leitura;
3) Na parte superior central da janela, aparecerá a opção Abrir com;
4) Escolher a opção Documentos/Planilhas Google (depende do formato do arquivo);
5) O documento no novo formato será aberto no navegador. Este deverá ser o de uso concorrente da unidade;
6) O documento original na extensão do OpenOffice deverá ser movido para outra pasta ou renomeado para evitar que os usuários continuem a atualizá-lo;
Para converter um documento ou planilha do Office (Ex: DOC, XLS, etc.) para o formato Google, você deve:
1) Acessar o Google Drive pelo navegador (https://drive.google.com/);
2) Abrir o arquivo desejado a ser convertido. O arquivo será aberto em formato de edição;
3) No menu Arquivo, selecionar a opção Salvar como Documento do Google;
4) O documento no novo formato será aberto no navegador. Este deverá ser o de uso concorrente da unidade;
5) O documento original na extensão do Office deverá ser movido para outra pasta ou renomeado para evitar que os usuários continuem a atualizá-lo;
Sobre o controle de versões dos arquivos e pastas do Drive, veja as dicas disponíveis na página https://support.google.com/a/users/answer/9308986?hl=pt-BR&ref_topic=9326426.
Para conhecer mais sobre os recursos do Google Drive, visite o Centro de Treinamento e Ajuda do Google Drive (https://support.google.com/a/users/answer/9282958?hl=pt-BR).
Em caso de dúvida/dificuldade, deverá ser aberto chamado na Central de Serviços (https://centraldeservicos.trt8.jus.br/ ou centraldeservicos@trt8.jus.br).
Texto elaborado pela SETIN.