Servidores da Coordenadoria de Governança Institucional (COGIN) trabalham desde março na implantação do Sistema de Gestão de Contratos (SIGEC), uma ferramenta desenvolvida pelo Tribunal Regional do Trabalho da 23ª Região (MT) para aprimorar a gestão contratual das unidades, possibilitando um melhor acompanhamento dos pagamentos, da fiscalização e da execução orçamentária dos contratos.
Homologado em julho deste ano, o SIGEC está sendo alimentado com os dados contratuais para que os gestores possam executar a fiscalização dos contratos de forma informatizada.
O sistema foi criado com o objetivo de monitorar a gestão contratual, acompanhar a execução orçamentária de cada contratação e monitorar as vigências contratuais pelos gestores, uma vez que o sistema disponibiliza relatórios demonstrando a linha do tempo de vigência e execução dos contratos de cada unidade.
De acordo com Luciana Maia, coordenadora da COGIN, o sistema proporcionará mais controle e transparência sobre os processos de contratação. "O Tribunal Regional do Trabalho da 8ª Região tem uma lacuna a sanar na área da gestão contratual, e a fim de melhorar os controles administrativos acerca de gestão contratual e gestão orçamentária, o sistema SIGEC vai ao encontro das necessidades ora enfrentadas e permitirá um salto na qualidade da gestão".
Atualmente, a gestão de contratos é feita de forma manual. Mas em breve, as informações serão centralizadas e informatizadas, de forma a otimizar a gestão contratual e o acompanhamento da execução orçamentária das contratações.
Desenvolvimento
O SIGEC foi desenvolvido em 2019 pelo TRT23. A Desembargadora Presidente do TRT8, Pastora Leal, conheceu o sistema em outubro de 2019 durante reunião do Colégio de Procuradores (COLEPRECOR) e, sabendo a realidade da gestão de contratos do TRT8, empreendeu esforços para trazer o SIGEC para os estados do Pará e Amapá.
Funcionalidade
O SIGEC permite obter visões instantâneas dos principais indicadores de execução orçamentária e pagamentos dos contratos cadastrados e disponibiliza tabelas e relatórios. O sistema é compatível com os sistemas corporativos de processo administrativo do TRT8 - PROAD e sistema de gestão orçamentária e financeira da justiça do trabalho - SIGEO. Desta forma, o plano de contratações, que está integrado ao SIGEO, ficará vinculado também ao SIGEC.
A fiscalização contratual registrará no sistema os eventos de ateste de notas fiscais, recebimento definitivo, recebimento provisório, dentre outros. Com isso, será possível indicar a qual documento do processo refere-se o ato de fiscalização, possibilitando, inclusive, que se acesse o documento no PROAD pelo SIGEC.
Treinamento
O treinamento para uso do SIGEC iniciou em março com diversos servidores do TRT8 sendo capacitados pelo TRT23. Com a implantação do sistema, a Divisão de Gestão e Fiscalização (DIGEF) tem realizado treinamento com os principais usuários e alimentando o sistema com as informações iniciais de todos os contratos para que os gestores e fiscais de contratos possam usá-lo efetivamente. Em setembro, vinte servidores da área de TI foram capacitados e até o final de outubro outros setores também receberão o treinamento.
Manual
Além do treinamento, a COGIN está finalizando um manual que será encaminhado para aprovação da Presidência e depois disponibilizado para gestores e fiscais de contrato.